Das Projektziel Ziel der Deutschen Renault AG war die Verbesserung ihres bereits vorhandenen Extranets in der Kommunikation zwischen der Renault AG und den Kfz - Händlern. In diesem Extranet werden u.a. die Marketing und Vertriebsinformationen für die Händler in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Aus internen Gründen wurden die digitalen Vorteile des vorhandenen Geschäftsmediums durch die Deutsche Renault AG nur teilweise genutzt. D.h. dass die Informationen vorab als Printpublikationen erzeugt und erst dann digitalisiert wurden. Durch die Implementierung von optimierten Publizierungsprozessen sollten die potentiellen Vorteile des digitalen Mediums in der Kommunikation zum Händlernetz der Deutschen Renault AG ausfindig gemacht und vollständig genutzt werden. Insbesondere sollte damit eine Verkürzung der Produktionszeiten erreicht werden. Das Businessmedium Zu Beginn des Projektes arbeitete die Deutsche Renault AG mit einem selbsterstellten Publishing System, das zur Verwaltung der Extranet-Inhalten eingesetzt wurde. Zur Leistungsverbesserung der Geschäftsplattform war zum Zeitpunkt des Projektes die Implementierung und der Einsatz eines führenden Content Management Systems geplant. Dies wurde u.a. zum Anlass genommen die gesamten Publizierungsprozesse des B2B-Bereiches neu zu definieren und die entsprechenden Workflows durch das neue System vereinfacht, standardisiert und automatisiert ablaufen zu lassen. Der Weg Der Erstellungsprozess für Publikationen wurde lediglich wie vor Einführung des Extranets klassisch analog durchgeführt. Die für das Händlernetz bestimmten Marketing- und Vertriebsinformationen wurden als Printdokumente erstellt und verteilt. Es wurde lediglich anschließend ein weiterer Schritt für die Digitalisierung der vorhandenen Publikationen zur Verteilung durch das Extranet vollzogen. Die potentiellen Verbesserungen, die ein digitaler Kommunikationskanal ermöglicht, konnten dadurch nicht ausgeschöpft werden. Darüber hinaus wurden die Mitarbeiter durch den zusätzlichen Schritt noch zusätzlich belastet. Für dbc bestand die Herausforderung darin, die organisatorischen und technischen Voraussetzungen dahingehend zu modifizieren, dass die Handlungsprozesse zu einer Umkehrung des bis dahin gültigen Paradigmas ‘Print vor Online‘ in ‘Online mit Print-Option‘ führen konnten. Zu diesem Zweck hat dbc eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. Es wurde eine Situationsanalyse mittels Einzelinterviews, Workshops und Besichtigungen in den Bereichen IT, Organisation, Marketing und Vertrieb durchgeführt. Als erster konzeptioneller Schritt wurden neue Rollenkonzepte unter Mitwirkung der betroffenen Mitarbeiter erarbeitet und verabschiedet. Des weiteren wurden neue optimierte Publikationsprozesse definiert, die sich erstmals ausschließlich an den digitalen Gegebenheiten orientieren. Aufgrund organisatorischer und juristischer Zwänge wurde die Möglichkeit eingeräumt ausgewählte Publikationen als Printdokumenten auszugeben. Dieser Prozessschritt erfolgt allerdings als potentieller „Prozess-Add on“ zum digitalen Publizierungsprozess. Daraufhin konnte dann von den dbc-Consultants konkrete Redaktions- und QS-Workflows unter Berücksichtigung unterschiedlicher Dringlichkeitsstufen ermittelt und festgelegt werden. Zur Sicherstellung der Integration des Prozesses über die verschiedenen funktionalen Organisationseinheiten der Deutschen Renault AG wurde anschließend eine detaillierte Betrachtung und Definition kritischer Schnittstellen vorgenommen. Das Ergebnis Die zielgerichtete Orientierung der Prozessoptimierung an den digitalen Möglichkeiten eines Händler-Extranets hat zu folgenden Verbesserungen für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Händler geführt: Die Produktionszeit bis zur Veröffentlichung (Time-to-Online) kann insbesondere durch Eliminierung überflüssiger Medienbrüche und durch Prozessstraffung verkürzt werden. Es erfolgt eine deutliche Kostenreduktion durch die Eliminierung von bis zu 80% der Print-Unterlagen sowie durch das Outsourcing ausgewählter Tätigkeiten. Es wird eine Qualitätserhöhung der Marketing- und Vertriebspublikationen durch einen online-orientierten Publizierungsprozess erreicht. Ebenfalls kann eine Steigerung der Akzeptanz bei den Mitarbeiter durch eine auf den Fähigkeiten und originäre Aufgabenstellungen basierende Rollenzuordnung festgestellt werden. Nicht zuletzt findet auch eine Akzeptanzerhöhung bei den Händlern durch hohe Aktualität, konsistenter Informationsbestand und eindeutige Informationsbezugsquelle statt.